Egy munkanapod lesz reagálni: változás a pénzmosás elleni bejelentéseknél! webinar
Az ügyfélátvilágítás nem pusztán egy újabb adminisztratív feladat az ingatlanközvetítők számára. A pénzmosás megelőzésére vonatkozó előírásoktól az adatvédelemig több olyan kötelezettségnek is meg kell felelniük, amelyekhez megfelelő belső szabályzatokra, dokumentációra és következetes gyakorlatra van szükség. Dr. Tóth Judit Lenke előadásában azt mutatta be, mire érdemes különösen figyelni.
Az ingatlanközvetítői munka során ma már nem elegendő az adásvétel szakmai előkészítésére és az ügyfelek igényeire koncentrálni. Az irodáknak több jogszabályi területen is megfelelő eljárásokat kell kialakítaniuk. Ide tartozik többek között a pénzmosás megelőzése, a fogyasztóvédelem, a GDPR szerinti adatkezelés, valamint a bejelentővédelmi és panaszkezelési kötelezettségek teljesítése.
Nem elég a szabályzat, azt a gyakorlatra is le kell fordítani
Az ingatlanközvetítők egyik alapvető feladata a megfelelő belső szabályzat kialakítása. Ehhez úgynevezett típusszabályzat is rendelkezésre áll, amely a NAV oldaláról tölthető le.
Önmagában azonban nem elegendő egy általános dokumentum megléte. A szabályzatnak azt is tükröznie kell, hogyan működik az adott iroda a mindennapokban: milyen kockázati besorolást alkalmaz, mikor és hogyan azonosítja az ügyfeleit, ki felel az egyes folyamatokért, illetve ki a kijelölt vezető.
Fontos, hogy ezek a dokumentumok ne csak formálisan létezzenek, hanem szükség esetén hozzáférhetők és bemutathatók legyenek az irodában is.
Kockázati kategóriába kell sorolni az ügyfeleket
A megfelelő működéshez belső kockázatértékelési rendszert is ki kell alakítani. Ennek alapján az ügyfelek különböző kockázati kategóriákba kerülhetnek, és a besorolást meghatározott időközönként felül kell vizsgálni.
Az előadás szerint az alacsony kockázatú ügyfeleknél ötévente, a magasabb kockázati kategóriák esetében pedig ennél gyakrabban lehet szükség felülvizsgálatra.
Az ingatlanügyletben nem kizárólag az eladó számít ügyfélnek: az eladót és a vevőt egyaránt át kell világítani.
Az átvilágítás ráadásul nem merül ki egyetlen kockázati adatlap kitöltésében. Az adott ügyféltől és kockázati besorolástól függően szükség lehet többek között:
- ügyfél-átvilágítási adatlapra,
- kiemelt közszereplői nyilatkozatra,
- a személyes okmányok másolatára (személyi igazolvány és lakcím kártya),
- valamint további, a kockázati kategóriához kapcsolódó dokumentumokra.
Különösen az átlagos vagy magasabb kockázatú ügyfelek esetében lehet indokolt részletesebb dokumentáció.
Az ügyfél azonosítása kulcsfontosságú lépés
Az átvilágítás egyik legfontosabb mozzanata az ügyfél személyazonosságának ellenőrzése. Ennek során az ingatlanközvetítő az ügyfél azonosító okmányai alapján rögzíti és ellenőrzi a szükséges adatokat.
Nemcsak azt kell ugyanakkor megállapítani, hogy ki jár el az ügyletben, hanem azt is, hogy ki a tényleges tulajdonos.
Ez céges ügyfeleknél különösen fontos. Ilyenkor a tulajdonosi struktúrát is fel kell tárni, és addig kell visszakövetni a tulajdonosi láncot, amíg el nem jutunk ahhoz a természetes személyhez vagy személyekhez, akik ténylegesen tulajdonolják vagy ellenőrzik a vállalkozást.
A szankciós listák ellenőrzése sem maradhat el
Az ügyfélátvilágítás része annak ellenőrzése is, hogy az ügyfél szerepel-e valamely szankciós listán. Az ingatlanirodának ezért a releváns például Európai Unió-, ENSZ- és magyar – szankciós listák alapján is ellenőriznie kell az ügyfeleit.
Nemcsak maga az ellenőrzés fontos, hanem annak dokumentálása is. Visszakereshetőnek kell lennie többek között annak,
- mikor történt a vizsgálat,
- melyik felet ellenőrizték,
- milyen eredményt hozott a szűrés,
- illetve milyen rendszerességgel frissítik a listákat.
A szerződéskötés előtt mindkét felet ellenőrizni kell.
Ha a vizsgálat során olyan személyt vagy szervezetet azonosítanak, amely szerepel valamely vonatkozó szankciós listán, azt már nem lehet egyszerű adminisztratív eltérésként kezelni: ilyenkor az előírásoknak megfelelően a hatóságok felé is szükséges jelezni.
Az adminisztráció célja a követhető működés
Az ügyfélátvilágítás kapcsán sok dokumentum és kötelező lépés jelenik meg, a rendszer lényege azonban végső soron ugyanaz: az ingatlanirodának bármikor igazolnia kell tudnia, hogyan azonosította az ügyfelét, milyen kockázatot állapított meg, milyen ellenőrzéseket végzett el, és ezek alapján milyen döntést hozott.
Éppen ezért érdemes az ügyfélátvilágítást nem egy, a szerződéskötés előtt gyorsan kipipálandó feladatként kezelni. Egy jól kialakított belső folyamat nemcsak a jogszabályi megfelelést segíti, hanem az iroda működését is kiszámíthatóbbá és ellenőrizhetőbbé teszi.
Hallgasd meg Dr. Tóth Judit Lenke előadását a témában. Élő Office Webinart tartottunk az ingatlanközvetítőknek szóló Lounge csoportban. Ha lemaradtál, az előadást visszanézheted az alábbi lejátszóra kattintva:
