Új adatszolgáltatási kötelezettség: Két dokumentumot kér a NAV az ingatlanirodáktól
Az utóbbi időben ügyfeleink körében megszaporodtak a pénzmosás-megelőzési hatósági megkeresések: egyre több könyvelő és ingatlanügylettel foglalkozó vállalkozás kap adatszolgáltatási felhívást a NAV-tól. A hatóság aktualizált belső szabályzatot és belső kockázatértékelést kér, a bemutatott megkeresésben mindössze tíznapos válaszadási határidővel. Egy ilyen levél könnyen riadalmat okozhat, különösen akkor, ha eddig úgy gondoltuk, hogy az ügyféladatlapok és a közszereplői nyilatkozatok kitöltésével minden kötelezettségünket teljesítettük.
Tegyük most félre a pánikot, és nézzük meg, pontosan mit kér a NAV. Mire szolgál ez a két dokumentum, mit kell tartalmazniuk, és hogyan kapcsolódnak egymáshoz? Megmutatjuk azt is, hol találhatók az elkészítésükhöz szükséges hivatalos minták és háttéranyagok, illetve mit kell ezekből a saját vállalkozásunk működésére szabni.
Az első dokumentum a belső szabályzat
A belső szabályzat az ingatlaniroda pénzmosás-megelőzési munkarendje. Azt írja le, hogy az ügyféllel való első találkozástól az iratok megőrzéséig kinek, mikor és mit kell tennie annak érdekében, hogy az irodát ne használhassák fel pénzmosásra vagy tiltott finanszírozásra. Elkészítését a pénzmosás megelőzéséről szóló 2017. évi LIII. törvény, vagyis a Pmt. 65. §-a írja elő.
Az ügyfél-átvilágításról szóló részben szerepel, hogyan azonosítjuk az ügyfelet, hogyan tárjuk fel egy céges ügyfél tényleges tulajdonosát, és hogyan ellenőrizzük a közszereplői státuszt. Itt kell rendezni a kockázati besorolást és azt is, milyen további ellenőrzések szükségesek magas kockázat esetén.
A további részek a szankciószűrést, a pénzmosásra utaló körülmények bejelentését, az iratmegőrzést, a belső ellenőrzést és a munkatársak oktatását szabályozzák. A mellékletek között szerepelhetnek az adatlapok, nyilatkozatok és nyilvántartási minták: ezek az eljárások végrehajtását segítik, de önmagukban nem helyettesítik a szabályzatot.
A kijelölt személy a hatósági bejelentések továbbításában kap szerepet, a kijelölt felelős vezető a kötelezettségek végrehajtásáért felel, a megfelelési vezető pedig a megfelelést ellenőrzi. A két vezetői feladatkört ugyanaz a személy is betöltheti, de a kijelölést és a feladatokat egyértelműen rögzíteni kell. Nem elég, ha az iroda munkatársai csak szóban tudják, hogy „ezzel nálunk az ügyvezető foglalkozik”.
A NAV típusszabályzata a PEI honlapjának Típusszabályzatok menüpontjából tölthető le. A mintát azonban ki kell tölteni, és az iroda tényleges működéséhez kell igazítani: például ahhoz, hogy kik végzik az átvilágítást, milyen ügyfelekkel dolgozunk, és hogyan dokumentáljuk az ellenőrzéseket.
A szabályzat frissítése és jóváhagyása
A NAV 2026. augusztus 12-én frissített típusszabályzatokat tett közzé, amelyekbe a Pmt. 46/A–46/B. §-a szerinti változásokat is beépítette. Ezért a nyár elején elkészített vagy átdolgozott szabályzatnál is ellenőrizni kell, hogy a későbbi változások megjelentek-e benne. A törvény módosítása és a típusszabályzat frissítése két külön esemény, amelyet nem szabad összekeverni.
A Pmt. 65. § (4) bekezdése szerint a jogszabály, a felügyeleti útmutató vagy a belső működési rend változását követően 30 napon belül felül kell vizsgálni a szabályzatot, és szükség esetén módosítani kell. Nem mindig kell teljesen új dokumentumot készíteni, de a változások érdemi átvezetése nem maradhat el.
A jelenlegi főszabály alapján az induló szolgáltatónak a tevékenysége megkezdését követő 45 napon belül kell elkészítenie és jóváhagyásra benyújtania a belső szabályzatát a Pmt. 65. § (9) bekezdése szerint. A már jóváhagyott szabályzat későbbi módosítását nem kell automatikusan újra jóváhagyatni; a 2020 előtti indulás önmagában sem keletkeztet ilyen újrabenyújtási kötelezettséget. Ettől különbözik, amikor a NAV ellenőrzés vagy adatszolgáltatás keretében kéri be az aktuális változatot.
A második dokumentum a belső kockázatértékelés
A belső kockázatértékelés azt mutatja be, hogy a saját ingatlanirodánk működésében milyen kockázatok merülnek fel. Más helyzeteket kell kezelnie egy főként helyi lakásokat közvetítő kis irodának, mint egy nemzetközi befektetőkkel és összetett céges vevőkkel dolgozó hálózatnak. Ezt a különbséget a dokumentumban is meg kell jeleníteni.
A Pmt. 27. §-a alapján írásban kell feltárni és értékelni az iroda kockázatait, majd naprakészen tartani az értékelést. Ennek az ügyfélkörön túl az ügyletek jellegére és összegére, a szolgáltatásokra, a földrajzi kapcsolatokra és az alkalmazott eszközökre is ki kell terjednie.
Az NRA adja az országos kiindulópontot
Az NRA a National Risk Assessment, magyarul a nemzeti kockázatértékelés rövidítése. Országos szinten vizsgálja, milyen visszaélések, sérülékenységek és ágazati sajátosságok segíthetik elő a pénzmosást és a tiltott finanszírozást. Eredményét a saját belső kockázatértékelés elkészítésekor figyelembe kell venni a Pmt. 27. § (6) bekezdése alapján.
Az országos értékelés például a készpénzhasználat, a strómanok, a gazdálkodó szervezetekkel való visszaélés és a nehezen átlátható tulajdonosi megoldások kockázataival is foglalkozik. Az iroda feladata annak végiggondolása, hogy ezek közül mi fordulhat elő a saját ügyfélkörében, milyen következményekkel járhat, és hogyan csökkenthető a kockázat.
Hol található az NRA szolgáltatói változata?
A NAV tájékoztatása szerint az NRA szolgáltatói változata a pei.nav.gov.hu oldalon, regisztrációt és bejelentkezést követően, a Letölthető dokumentumok menüpontban érhető el. A nyilvános Nemzeti kockázatértékelési adatok oldal és az ott elérhető rövid ismertető nem azonos ezzel az anyaggal. Ha belépés után sem látható a dokumentum, a hozzáférési problémát érdemes írásban jelezni a PEI-nek.
A szolgáltatói változat nem szabadon terjeszthető dokumentum: a NAV tájékoztatója szerint nem hozható nyilvánosságra, és harmadik személynek sem adható át. A köznyelvben ezért előfordul, hogy „titkos dokumentumként” emlegetik, de a hozzáférési korlátozás nem jelent automatikusan jogi értelemben vett minősített adatot.
Milyen kockázati tényezőket kell végignézni?
Az ügyféllel kapcsolatos tényezőknél azt vizsgáljuk, kikkel dolgozik az iroda, és mennyire átlátható az ügyfelek háttere. Céges ügyfélnél például fontos, hogy feltárható-e, ki irányítja ténylegesen a társaságot, és indokolt-e a bonyolult tulajdonosi szerkezet.
A földrajzi tényezők az ügyfél, a tényleges tulajdonos és az ügylet országokhoz való kapcsolódását jelentik. Nem minden külföldi kapcsolat egyforma kockázatú: az érintett országra vonatkozó előírásokat és kockázati információkat kell figyelembe venni.
A szolgáltatással és az ügylettel kapcsolatos tényezőknél számít az ingatlanügylet jellege, értéke és a fizetés módja. Külön figyelmet indokolhat például, ha a vételárat egy kívülálló harmadik személy fizetné, vagy a finanszírozás hátterére nincs érthető magyarázat.
Az alkalmazott eszközöknél és ügyintézési módoknál azt is értékeljük, hogyan találkozunk az ügyféllel, és hogyan ellenőrizzük az adatokat. A saját működésünk hiányosságai is növelhetik a kockázatot, például ha nincs egyértelmű felelős, elmarad az oktatás, vagy az elvégzett ellenőrzéseknek nincs nyoma.
Az ügyfél besorolása külön feladat
Az iroda belső kockázatértékelése és egy konkrét ügyfél kockázati besorolása nem ugyanaz. Az előbbi az egész működést vizsgálja, az utóbbi azt dönti el, hogy az adott ügyfél alacsony, átlagos vagy magas kockázatú kategóriába tartozik-e. A besorolás módszerét és az egyes kategóriákhoz tartozó teendőket a szabályzatban kell rendezni.
Magas kockázat esetén fokozott ügyfél-átvilágítás szükséges a Pmt. 16. §-a alapján, ezért az adatlap és a közszereplői nyilatkozat önmagában nem elég. Az ügyfél hátterének vagy az alkalmazandó kockázati szempontoknak a változása a korábbi besorolás felülvizsgálatát is szükségessé teheti. A magas kockázati besorolás ugyanakkor önmagában még nem jelent pénzmosási gyanút vagy automatikus bejelentési kötelezettséget.
A két dokumentumnak összhangban kell lennie
A kockázatértékelés megmutatja, milyen kockázatokkal találkozik az iroda, a szabályzat pedig leírja, hogyan kezeli azokat. Ha például a kockázatértékelésben megjelennek az összetett tulajdonosi hátterű céges ügyfelek, a szabályzatnak használható eljárást kell adnia a háttér feltárására és ellenőrzésére. Ezt a kapcsolatot a Pmt. 27. § (5) bekezdése is előírja.
A belső kockázatértékelés elkészülhet önálló dokumentumként vagy a belső szabályzat mellékleteként. A lényeg, hogy a saját értékelés egyértelműen azonosítható és naprakész legyen, és ne csak általánosságban sorolja fel a lehetséges kockázatokat. A NAV kétféle tartalmat kér, ami nem feltétlenül jelent két külön fájlt.
Emlékezzünk vissza a PFO kérdőívre!
A 25PFO kérdőívben külön kérdés vonatkozott arra, hogy rendelkezünk-e belső kockázatértékeléssel, az önálló dokumentum vagy a szabályzat melléklete, és milyen gyakorisággal vizsgáljuk felül. A kérdéssor arra is rákérdezett, hogy megvan-e az NRA szolgáltatói változata, és figyelembe vettük-e a saját szektorunk kockázati besorolását.
Érdemes most elővenni a beadott válaszokat. Ha azt nyilatkoztuk, hogy rendelkezünk ezekkel az anyagokkal és alkalmazzuk őket, meg tudjuk mutatni az ezt alátámasztó dokumentumokat? Az esetleges hiányokat valós tartalommal és tényleges dátummal kell rendezni, nem utólag korábbinak feltüntetett iratokkal.
Ne a válaszadási határidő végén kezdjünk hozzá!
Ha már megérkezett a NAV felhívása, vagy nem tudod biztosan, hogy naprakész-e a Pmt. szabályzatod és megvan-e a saját belső kockázatértékelésed, kérj mielőbb szakértő segítséget. A SmartFill Legal segít átvizsgálni és aktualizálni a dokumentációdat, valamint előkészíteni a hatósági választ.
Ne várd meg, amíg a határidő lejár! Írj az iroda@smartfill.hu címre „NAV ellenőrzés” tárggyal, és jelezd, ha már kaptál megkeresést, vagy keress minket a 06302117908-as telefonszámon!
